GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
- Her türlü tören ve törensel etkinlikleri (yabancı misyon kabulü, toplantı, açılış, kongre, genel kurul, konferans, imza töreni), davet ve ziyafetleri (resepsiyon, kokteyl ve resmi yemekler) düzenlemek,
- Her türlü toplantı, tören ve üst düzey etkinlikler için kullanılacak alanlarda, organizasyona ilişkin gerekli düzenlemeleri (bayrak, isim ve yön levhaları yerleştirmek vb.) yapmak,
- Toplantılarda, törenlerde ve davetlerde alan, salon, masa ve oturma düzenlerini ilgili birimden gelen son katılımcı listesine göre planlamak ve ilgili birim görevlileri ile birlikte davetlileri karşılayarak; protokoldeki yerlerini göstermek,
- Dış ülkelerden Birliğimize gelen yabancı konuklara, Birliğimiz yurtdışı ziyaretlerinde gidilen ülkedeki evsahibi kuruluşun yöneticilerine ve ilgili kişilere, devlet başkanı ya da başbakana ve Birliğimizi ziyaret eden üst düzey kişilere, sunulmak üzere ulusal ve kurumsal nitelikte hediyeler almak ve bu hediyelerin sunulmasını sağlamak,
- Üst düzey Birliğimiz yöneticilerinin yurtdışı resmi ziyaretlerinin organizasyonunda ilgili Birime destek vermek ve gerektiğinde kendilerine eşlik etmek,
- Dış ülkelerle ya da diğer kurumlarla yapılan anlaşma imza törenlerini düzenlemek,
- Makam odalarının, toplantı, brifing ile tören alan ve salonlarının protokole uygun olarak dekore edilmesinde ve gerekli malzemelerin alınmasında ilgili birimlere destek olmak,
- Gerekli olması halinde, dış ülkelere yapılacak heyet ziyaretlerinde, Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdür Yardımcılığı ve Mülki İdare Amirlikleri ile yazışmalar yapmak suretiyle gerekli düzenlemelerin (VIP Salonu’nun ya da Büyük Şeref Salonu’nun heyet tarafından kullanılması, gümrüklerde kolaylık sağlanması, Dış Hatlar Terminali’ne kontuar açılması ve/veya info-desk kurulması vb.) yapılmasını sağlamak,
- Gerekli olması halinde, dış ülkelere yapılacak heyet ziyaretlerinde Türk Büyükelçiliği ile temas kurularak havalimanlarında gerekli düzenlemelerin (VIP Salonu’nun kullanılması, heyete kolay ve hızlı geçiş imkanı verilmesi vb.) yapılmasını sağlamak,
- Dış ülkelere yapılan resmi ziyaretlerde, Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdür Yardımcılığı ile temas ederek, üst düzey heyet üyelerinin protokolde yer almalarını sağlamak,
İLETİŞİM
Telefon: 0312 218 22 13-16-17
Faks: 0312 218 22 08
e-posta: protokol@tobb.org.tr